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智能琴房管理系统针对高等院校琴房管理及教学管理问题应运而生，有效解决了教师学生琴房私配钥匙，琴房使用监管不到位，琴房分配不均衡等一系列管理混乱问题，使学校琴房管理科学高效，井然有序，每间琴房都最大效率的投入使用，每个同学都公平分配，每个教师教学都有监管，系统可全面监控每个琴房的使用状况，每个同学和教师的上琴记录等，充分体现学校现代化的教育思想和管理理念，大大提升学校对内对外形象！
根据琴房管理的实际情况，将系统分为账号管理、琴房管理、制卡管理、参数设置和数据报表统计5大模块.
账号管理 琴房管理系统采取刷卡模式，使用的是一卡通账号，刷卡后，系统通过第三方服务器与校园一卡通进行通信，获得相应卡片的账号信息及操作权限后将其插入到数据库中，无需人工添加。在系统设计中，仍保留了手工维护账户信息的功能，以便对一卡通中信息不全的账号进行维护。同时，账号按照院系、班级分层次管理，结构清晰，便于查找。 如图所示:
琴房管理 可以添加和删除所有的琴房，查看琴房的使用情况，设置琴房的状态及费率，可以针对不同类型的琴房进行费率设置。
制卡管理 高校琴房除了课外开放外，还有教学时间，通过对卡片的操作，可以实现教学时间免费，在一卡通故障时可以实现手工存退款和加减琴时，保障系统的可靠性和可用性。如图3所示
参数设置 通过此功能可完成同琴房的费率设置、数据备份及琴房开放时间设定，利用公告功能在琴房入口处显示屏上发布通知，还具有设定管理员的密码、操作权限等功能。
数据报表统计 由于艺术类专业对学生的练琴时间有一定的要求，必须达到一定的学时，该功能可完成对学生练琴时间的统计、单个琴房的使用统计、管理人员的操作日志查询、日统计综合报表等功能。